Jeudi 29 septembre, j’ai participé à une rencontre du club d’entrepreneurs Aidacréer. Réunion qui a lieu tous les derniers jeudis de chaque mois. La thématique est déterminée en amont par les membres et l’un d’eux prendra le lead sur le sujet lors de la rencontre.  

Je me suis donc présenté à 18h30 accompagné par Frédérique, la présidente de l’association, au Rouge, un bar au style unique, intimiste et propice au networking.

En ce qui concerne les thématiques de la soirée : la gestion des emails et le plan d’actions autant dire tout un programme !

Mais avant de commencer, tour de table. Présentation succincte des nouveaux arrivants, pourquoi être venu, quels sont les projets en cours ou à venir, quels besoins et quelle motivation.

C’est ensuite à Christophe, expert en gestion du temps et créateur de Ô Temps Pour Moi, d’intervenir sur le traitement des emails. Impossible de faire l’impasse sur la célèbre matrice d’Eisenhower ; mais si vous la connaissez, c’est celle qui permet de classer ses mails en 4 catégories : les mails urgents mais pas importants, les urgents et importants, les importants mais pas urgents et enfin les non importants non urgents. L’idée est alors de traiter en priorité les mails urgents et importants puis les mails importants ; déléguer les tâches urgentes mais pas importantes quand c’est possible ; faire l’impasse sur les mails ni urgents ni importants.
Autre donnée importante à retenir : il faut 17 minutes pour arriver à se concentrer et donc il faudrait être capable de se déconnecter complètement pour éviter toute distraction. Ne pas ouvrir ses mails en arrivant le matin, les consulter 3 fois par jour… peu importe, l’important est de trouver sa propre organisation. A la moindre perturbation (comme une alerte annonçant l’arrivée d’un mail par exemple), le compteur retombe à zéro et il faudra 17 minutes supplémentaires pour se concentrer à nouveau.

Basé sur ce constat, la technique Pomodoro semble être une mauvaise idée. En effet, celle-ci consiste à planifier ses tâches selon le timing suivant :

  1. Se concentrer sur une tâche : 25 minutes
  2. Prendre une petite pause : 5 minutes
  3. Répéter cet exercice 3 fois et prendre une pause un peu plus longue : 15-20 minutes
  4. Retour à l’étape 1

Ainsi, on ne serait efficace que les 8 dernières minutes. Mais encore une fois, chaque individu est différent et si cette méthode fonctionne pour vous alors il faut la garder !

Cette technique nous offre une belle transition pour enchainer sur le plan d’actions et c’est Cédric, créateur d’Affinitas, qui s’y colle ! Le plan d’actions permet de définir, organiser, planifier et mettre en place l'ensemble des moyens pour atteindre les objectifs fixés. Ces objectifs doivent être concrets, mesurables et surtout atteignables. Le plan d’actions les décomposera en plusieurs tâches précises et une organisation doit en découler. Cédric utilise le bullet journal, très en vogue en ce moment, mais cela reste un outil parmi tant d’autres, à vous de trouver celui qui vous correspond.

La soirée s’est poursuivie sur un temps d’échanges et de partage de bonnes pratiques.

Zoom sur Aidacréer

Aidacréer est un club rassemblant des porteurs de projet et des créateurs d’entreprise. Il a pour vocation de permettre aux entrepreneurs d’échanger, de partager avec leurs pairs dans un esprit d’ouverture, de bienveillance, d’entraide et de convivialité. Le club souhaite gardé cette proximité entre les membres et rester en petit comité. En savoir plus : http://aidacreer.fr.

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