L'entreprise face à l'achat public

mode d'emploi et conseils pratiques

Qui sont les acheteurs publics et qu'achètent-ils ?

Les acheteurs publics sont :

Les administrations d'Etat :
- les ministères à Paris,
- les établissements publics nationaux tels que les grands musées, les universités, les centres de recherche,
- les préfectures de région et de département et les services qui en dépendent comme les directions départementales de l'équipement (DDE), les directions départementales de l'agriculture (DDA), les directions départementales des affaires sanitaires et sociales (DDASS), ...

Les collectivités territoriales sous leurs diverses formes, qui ont des compétences de plus en plus étendues et deviennent par conséquent de grands acheteurs publics :
- les conseils régionaux,
- les conseils généraux,
- les communes,
- les syndicats de communes,
- les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) comme les communautés d'agglomérations ou les communautés urbaines.

Les hôpitaux publics quels que soient leur statut et leur taille (CHU, CHR,..)

Les Offices publics d'HLM et les OPAC (Offices publics d'aménagement concerté) qui remplissent les mêmes fonctions.

Les régies municipales ou départementale de transports publics, la RATP, la SNCF.

Les organismes de sécurité sociale, caisses maladie ou vieillesse ou allocations familiales.

Les achats publics sont très diversifiés en montants et en nature :

Les achats cumulés des diverses collectivités publiques sont très importants et estimés par le ministère de l'économie et des finances à 120 milliards d'euro par an.
Toutefois ce montant n'est pas, en soi, très parlant. Si on examine en détail, par exemple, pour les collectivités territoriales, le secteur du BTP on constate que :
- 60 % environ des achats concernent la "construction et l'entretien des réseaux routiers, la construction et l'entretien des lycées, collèges et écoles..."
- les 40% restants s'adressent à de nombreux autres secteurs d'activité tels que l'informatique (matériels et logiciels), les prestations de services en organisation, les fournitures courantes de bureau, les dépenses de chauffage et d'éclairage, les services de transport et de télécommunications, les matériels scientifiques et scolaires, l'achat de denrées alimentaires, les services de nettoyage'

Les achats publics peuvent être très importants en volume mais aussi très faibles selon la taille de l'acheteur (grande ville ou petite commune) ou l'objet de l'achat (cas des fournitures ou de certaines prestations de services).

Où trouver l'information sur les marchés publics ?

L'information sur les marchés publics passe par la voie de publications officielles ou spécialisées, de journaux locaux et se retrouve, de plus en plus fréquemment sur les sites WEB des diverses collectivités publiques.

Les publications officielles : Il s'agit essentiellement du « Bulletin officiel des marchés publics », ou BOAMP, qui possède une édition papier et qui est également consultable sur le site WEB des Journaux Officiels .

La recherche des annonces demande un peu de pratique mais elle est facilitée :
- si l'on connaît le nom de la personne publique qui fait un appel à concurrence,
- et si lon connaît l'objet du marché.

Les journaux locaux : Ils sont en général habilités à recevoir des annonces de marchés publics. Ces annonces concernent des collectivités publiques proches : c'est ce qui fait leur intérêt.

Les journaux spécialisés :« Le Moniteur des Travaux Publics », par exemple, est une référence en matière de marchés de bâtiments et de travaux publics.

Les sites WEB :La plupart des collectivités publiques ont maintenant des sites WEB sur lesquels est prévu espace « marchés publics ». A partir de cet espace, on peut télécharger les documents décrivant la prestation demandée par la collectivité et les formulaires pour y répondre. Ce type de publicité va se multiplier avec la généralisation de l'administration électronique.
Exemple : le site de la Mairie de Paris

Des procédures particulières : pourquoi et lesquelles ?

Les grands principes

Les achats publics sont soumis à des règles de publicité, de mise en concurrence et d'impartialité pour les raisons suivantes :
- ils sont financés par des «deniers publics», c'est à dire, pour l'essentiel, par les impôts,
- ils doivent répondre à des motivations d'intérêt général,
- ils doivent se faire à un prix «économiquement avantageux», qui correspond souvent au prix le plus bas.

Les procédures

Les collectivités publiques ont recours à principalement deux types de procédures :

Les appels d'offres - très formels - dans lesquels les entreprises remettent des offres sous plis fermés qui ne peuvent plus être modifiées après remise de ces plis ; la procédure est assez longue (de trois à six mois) et concerne les « gros » marchés de plus de 230.000 ' HT pour les collectivités territoriales et de plus de 150.000 ' HT pour les services de l'Etat.
Nous ne reviendrons pas sur les appels d'offres car leur montant élevé ne concerne que rarement les nouvelles entreprises.

Les marchés passés selon une procédure adaptée, dans lesquels une négociation est possible après remise des plis.
Cette procédure peut être utilisée :
- jusqu'à 230 000 ' HT par les collectivités territoriales
- jusqu'à 150 000 ' HT par les services de l'Etat.

Dans ce type de procédure, le marché est conclu avec le fournisseur selon des règles fixées par l'acheteur public, au cas par cas, en fonction de la nature concrète de l'achat.
La mise en concurrence est :
- soit limitée à la consultation d'en général trois fournisseurs, pour les plus petits marchés,
- soit fait l'objet d'une publicité dans le journal local et/ou sur le site WEB de la collectivité pour les marchés plus importants. Néanmoins le principe est que cette mise en concurrence existe toujours.

Les délais de réponse laissés aux fournisseurs peuvent se limiter à deux semaines sans qu'il y ait de règle générale.

Le cahier des charges est un document simple ; la référence à un produit d'un catalogue du fournisseur peut suffire.

Les offres des fournisseurs peuvent être jugées sur pièces (sans rencontre avec les fournisseurs) pour les prestations standardisées. De même, il peut être prévu des séances de dialogue-négociation pour des prestations plus sophistiquées.

A noter, toutefois : les marchés publics qui ont pour objet des services sociaux et sanitaires, des services récréatifs, culturels et sportifs, des services d'éducation ainsi que des services de formation professionnelle peuvent être attribués avec un minimum de formalisme et parfois sans mise en concurrence compte tenu de leurs particularités.

Dans le cadre de l'administration électronique, les collectivités publiques peuvent aussi avoir recours à des enchères électroniques portant essentiellement sur les fournitures et services courants (articles de papeterie, mobilier de bureau,..)

Conseils pratiques

Connaître l'organisation de la collectivité publique

Au sein des collectivités publiques les plus grandes, la décision d'acheter peut faire intervenir jusqu'à 4 personnes différentes :

L'utilisateur qui est celui qui est à l'origine de l'achat car c'est lui qui perçoit le «besoin». Par exemple : un responsable de bibliothèque qui a besoin d'un meuble supplémentaire, un directeur d'école qui veut faire repeindre une classe, un ingénieur qui voudrait un logiciel spécifique'

Le représentant du « service technique » ou « acheteur » chargé de mettre en forme, voire de rationaliser le besoin de l'utilisateur pour aboutir, le cas échéant, à un cahier des charges technique.

Le « bureau des marchés », composé d'agents de formation administrative et juridique, qui passe formellement le contrat et assure son suivi administratif.

Le comptable du Trésor , agent de l'Etat, qui effectue le paiement, généralement par virement bancaire (dans les petites communes, il s'agit du percepteur, bien connu par ailleurs...).

A noter : dans les petites communes, l'utilisateur et le service technique (acheteur) sont souvent une seule et même personne.
Par ailleurs, dans le cas des marchés à procédure adaptée, l'entreprise n'aura pas, la plupart du temps, de rapport avec le bureau des marchés qui se concentre en général sur les appels d'offres.
En revanche, le comptable, fonctionnaire d'Etat, est toujours distinct des autres agents.

Se faire connaître de l'acheteur public

L'entrepreneur doit pratiquer un certain marketing vis à vis des services acheteurs des collectivités publiques :
- pour que ces derniers le connaissent et songent à le consulter dans les procédures adaptées de faibles montants,
- pour qu'ils lui indiquent leurs prévisions d'achats pour l'année à venir.
Il ne doit pas hésiter à entrer en contact avec les utilisateurs et également les services techniques (acheteurs), lorsque la distinction existe.
La question des références se pose souvent à une nouvelle entreprise. Dans ce cas, le créateur peut très bien donner ses références antérieures, par exemple lorsqu'il était salarié dans une autre entreprise du même secteur d'activité.

Bien exécuter la commande publique

Commencer à travailler uniquement après un ordre écrit.
Dans certains cas, notamment dans les marchés de faibles montants, les entreprises sont parfois incitées à commencer à travailler sur simple indication verbale. C'est très imprudent ! Il faut au moins envoyer à la personne qui passe commande un devis et lui demander de retourner ce dernier revêté de la mention « Bon pour accord », signé et daté, avec un tampon de la collectivité locale.
Il est également important de s'assurer que la personne qui passe commande a bien qualité pour le faire, qu'elle est du niveau de chef de service (d'où l'importance de bien la situer dans l'organisation de la collectivité), qu'elle peut valablement passer commande et engager la collectivité.

Etre un partenaire loyal.
Les collectivités publiques n'aiment pas le contentieux et les fournisseurs qui n'honorent pas leurs commandes. En revanche, si l'on donne satisfaction, surtout dans le cadre des marchés à procédures adaptées, on a de fortes chances de faire partie des fournisseurs habituellement consultés, ce qui ne veut pas dire forcément retenus'

Pratiquer des prix raisonnables.
Même pour un achat de faible montant, l'acheteur public a pour consigne de vérifier que l'achat reste bien dans une zone de prix raisonnable. Un prix élevé ne peut se justifier que pour une prestation réellement de haut de gamme ou très sophistiquée.

Se faire payer à temps.
Les collectivités publiques ont la réputation - généralement injustifiée - de payer avec retard. Le délai réglementaire de paiement est de 45 jours à compter de la présentation de la facture (50 jours pour les hôpitaux).
De plus ce sont des débiteurs sûrs en ce sens qu'elles ne peuvent faire faillite.
Le versement d'une avance est possible à partir de commandes d'un montant minimum de 50.000 euro HT mais c'est une pratique peu utilisée par les collectivités territoriales. On ne peut donc, dans la majorité des cas, être payé qu'après avoir effectué la prestation demandée, à hauteur de ce qui a été fait : principe du « service fait ».
Le paiement est obtenu après envoi à la collectivité de la facture. La collectivité la vérifie, y joint une attestation de service fait et la transmet au comptable public qui effectue le virement bancaire.

(Texte rédigé par Maxime Jacob)