Qu'est-ce que le BFR ?

Durant tout le cycle d'exploitation :

L'entreprise est amenée à engager des dépenses, qui ne seront récupérées que lors de l'encaissement des ventes ou des prestations.
Par exemple :
- si son activité consiste à vendre des marchandises, l'entreprise devra acquérir un stock minimum, avant même de commencer à fonctionner,
- si elle consiste à produire ou à transformer des biens, elle devra acheter ses matières premières, puis lancer la production et rémunérer ses salariés avant de pouvoir commercialiser ses produits et se faire payer.
- si elle consiste à effectuer des prestations "intellectuelles" (conseil, expertise...), l'entrepreneur devra travailler un certain nombre de jours et supporter ses frais avant d'adresser sa note d'honoraires.

Lorsque l'activité nécessite d'accorder des délais de règlement aux clients, l'argent dû par les clients, après livraison, constitue une "créance client".

Mais les fournisseurs pourront accorder, eux-aussi, des délais permettant de ne pas payer immédiatement leurs factures. C'est le "crédit fournisseur".

Il existe donc une "masse d'argent" à mobiliser, nécessaire au fonctionnement de l'entreprise, au même titre qu'il est nécessaire d'en mobiliser pour payer les locaux, machines, équipements, etc., qui correspond à la différence entre les besoins de financement du cycle de production (stocks + créances clients) et les ressources apportées par le crédit fournisseur. Cette masse d'argent immobilisée dans l'entreprise est appelée "Besoin en fonds de roulement" (BFR).

La croissance de l'entreprise entraînant une augmentation de volume de ce BFR, cela explique les difficultés de trésorerie qu'elles peuvent rencontrer si leur propre rentabilité ne permet pas de faire face au surcroit de financement nécessaire. Il est donc très important de surveiller son évolution avec précision. En le traduisant en nombre de jours de chiffre d'affaires, il est facile d'anticiper des problèmes de trésorerie au cas où le chiffre d'affaires de l'entreprise augmenterait brutalement.

Au départ (création de l'entreprise) il est nécessaire de prévoir les ressources nécessaire pour couvrir ce BFR qui devra être considéré comme un investissement. Dans la très grande majorité des cas, ce besoin sera à couvrir par des capitaux permanents (fonds propres, subventions, dettes à long et moyen terme), au même titre que les autres investissements.

Au fur et à mesure que l'entreprise se déploiera et que les banques prendront confiance dans sa pérennité, elles accepteront de financer partiellement ce besoin, notamment en cas de forte saisonnabilité ou de cycle d'exploitation très long, par des crédits à court terme adaptés et des garanties type Dailly.

  Calcul du BFR

Pour calculer le BFR, il convient de chiffrer, si possible à leur niveau maximum (c'est à dire généralement en fin d'année ou en fin de pointe d'activité saisonnière) :

les stocks de matières premières dont l'entreprise devra disposer à tout moment, en tenant compte des cadences d'approvisionnement, des contraintes de fabrication et du niveau d'activité,

les stocks d'encours qui seront déterminés en fonction de la durée du cycle de fabrication et des coûts de production déjà imputables à ces stocks (main-d''uvre, énergie'),

les stocks de produits finis et de pièces d"étachées ou de sous-ensembles nécessaires pour faire face à la demande des clients dans des délais raisonnables,

le montant des "créances clients" en attente de règlement, évaluées TTC. Ce montant est bien sûr fonction de l'importance du chiffre d'affaires (cf. compte de résultat prévisionnel) mais aussi du délai qui s'écoule entre la livraison et le règlement par le client (délai de facturation et délai de règlement),

le montant des "crédits fournisseurs" évalués TTC, qui correspond aux délais de paiement accordés par les fournisseurs et qui est donc fonction du volume des achats.

Le fait de retenir les montants TTC et non les montants HT est destiné ici à attirer l'attention du créateur sur l'impact de la TVA sur sa trésorerie : au démarrage et au rythme (trimestriel ou mensuel) de ses déclarations, il va commencer par payer de la TVA à ses fournisseurs, avant d'en collecter auprès de ses clients. Il ne pourra se faire rembourser la TVA sur ses achats que lorsqu'il aura commencé à en percevoir significativement de ses propres clients (le fisc veut être certain de l'existence d'une activité commerciale).

La formule générale du calcul du besoin en fonds de roulement en création d'entreprise est la suivante :

En "régime de croisière", comme c'est le cas lors d'une reprise d'entreprise, tous les calculs sont par contre à mener Hors Taxe, le décalage de la TVA étant pris en compte par ailleurs dans les dettes fiscales de l'entreprise et contribuant à en diminuer le BFR. L'entreprise collecte en effet habituellement plus de TVA auprès de ses clients qu'elle n'en paye à ses fournisseurs (son chiffre d'affaires est supérieur à ses coûts d'achats). Elle bénéficie donc d'un crédit de TVA permanent lié au décalage entre la collecte, la déclaration et le reversement au fisc.

Autre différence entre le tableau ci-dessus et la comptabilité générale : les sommes dues aux salariés et aux organismes sociaux (paiement des charges sociales). Le bilan de l'entreprise doit en effet comptabiliser au titre de ses dettes les salaires non encore payés, les primes, les droits à congés payés acquis, ainsi que les charges sociales non encore réglées. Dans l'élaboration d'un compte de résultat prévisionnel et d'un plan de financement prévisionnel d'une création d'entreprise, il est prudent de considérer comme réglés immédiatement les salaires et charges et de ne pas oublier l'impact des périodes de vacances des salariés sur la capacité de production de l'entreprise.

  Cas particulier des activités de services

Si l'activité consiste à effectuer des prestations de services (en particulier de nature intellectuelle) en principe, elle ne nécessite pas de stocks. Dans ce cas, il n'y a pas de composante " stocks moyens " dans le BFR. Elle est remplacée par une composante " travaux en cours ", c'est-à-dire un volant de charges courantes à avancer en permanence avant de pouvoir facturer les prestations.
Pour cela, il convient d'évaluer le coût d'une journée de travail, toutes charges courantes comprises (rémunération incluse), et estimer, en fonction des types de commande ou de mission, combien de jours de travail sont nécessaires, en moyenne, avant de facturer.

Si un acompte à la commande peut être obtenu à chaque fois, une composante "encours moyen acomptes clients " remplacera la composante "encours moyen fournisseurs ".

Remarque : pour une activité de services qui nécessiterait quand même l'emploi de matières premières ou de produits finis, le BFR comporterait en plus les composantes "stocks" et "fournisseurs".

Même remarque que ci-dessus : en "régime de croisière", comme c'est le cas lors d'une reprise d'entreprise, tous les calculs sont par contre à mener hors taxe.

  Cas particulier des "micro-projets"

S'agissant de "micro-projets", le calcul du BFR est simplifié. On retient généralement une évaluation forfaitaire qui correspond à un ou deux mois de charges + un ou deux mois de revenu (revenu minimal incompressible), auxquels s'ajoutent le stock outil, s'il y a lieu.
Rappel : le "stock outil" correspond au stock minimal qui est nécessaire en permanence à l'entreprise pour pouvoir fonctionner correctement.

En ce qui concerne les entreprises soumises au régime fiscal de la micro-entreprise (parmi lesquelles figurent les auto-entrepreneurs), la composante "créances clients" est à prendre HT, alors que la composante "stocks moyens" sera TTC.
Seule la composante "fournisseurs' ne change pas.


  Exemple de calcul du BFR

Pour une entreprise de production présentant les caractéristiques suivantes :
- Chiffre d'affaires (CA) HT : 500 000 euros
- CA TTC : 598 000 euros
- Les achats représentent 40 % du CA HT soit 200 000 euros (239 200 euros TTC)
- Conditions de règlement des clients : 40 % des clients règlent à 30 jours et 60 % à 60 jours.
- Conditions de règlement des fournisseurs : 30 % des fournisseurs se font payer à 60 jours et 70 % à 30 jours.
- Stocks matières premières : 1,5 mois d'achats HT
- Stocks produits finis : 8 jours de CA HT

Le calcul du BFR sera fait de la manière suivante :

1) Créances clients :
40 % x 30 jours = 12 jours
60 % x 60 jours = 36 jours
Soit au total : 48 jours de CA TTC (les factures sont libellées TTC)
598 000 euros x 48 / 365 jours = 78 640 euros

2) Stocks de matières premières :
200 000 x 1,5 / 12 mois = 25 000 euros

3) Stocks produits finis :
500 000 x 8 / 365 jours = 10 960 euros

4) Crédit fournisseur :
30 % à 60 jours = 18 jours
70 % à 30 jours = 21 jours
Soit 39 jours d'achats TTC
239 200 euros x 39 / 365 jours = 25 600 euros.

BFR = (78 640 + 25 000 + 10 960) - 25 600 = 89 000 euros